A iminente implementação da reforma tributária e a automatização de empresas revelam sérios desafios para a gestão fiscal no cenário corporativo brasileiro. Com menos de nove meses para a entrada em vigor do Imposto sobre Valor Adicionado Dual (IVA dual), uma parcela significativa das companhias enfrenta obstáculos como lentidão nos processos e uma alarmante dependência de operações manuais, um contraste marcante com a percepção de avanços tecnológicos no setor.
Um estudo realizado pela V360, especializada em otimização do pagamento a fornecedores, lança luz sobre a realidade operacional. A pesquisa aponta que 62,2% das empresas demoram mais de 20 dias para registrar uma nota fiscal em seus sistemas. Este cenário é ainda mais crítico para 22,3% dessas organizações, que necessitam de mais de 30 dias para a mesma tarefa. Curiosamente, 87% das companhias avaliadas se consideram com um alto grau de automação fiscal, expondo o que é frequentemente denominado por especialistas como “falsa automação”. Este termo descreve situações em que processos, embora digitalizados, ainda requerem intervenção humana substancial para sua conclusão.
Reforma Tributária Desafia Automatização Fiscal de Empresas
Este paradoxo sublinha a vulnerabilidade das estruturas empresariais frente às transformações iminentes. Mesmo com a disponibilidade de tecnologias avançadas, a adaptação ao novo modelo tributário tende a agudizar a pressão sobre processos pouco eficientes. A análise dos dados de 355 profissionais, majoritariamente de médias e grandes empresas com elevado volume operacional – sendo que 63% delas processam mais de 10 mil notas fiscais mensalmente –, salienta a existência de gargalos significativos em um período crucial de reestruturação do sistema fiscal nacional.
Automatização Incompleta e Atrasos Fiscais
A percepção de automação plena nas empresas brasileiras é frequentemente desmentida pela realidade dos dados operacionais. Embora 61% das organizações demonstrem capacidade de capturar notas fiscais de maneira automática, esse número cai para apenas 49% quando se trata do registro completo e independente de ações manuais no sistema. A diferença evidencia uma lacuna crítica, onde a automação inicial não se traduz em eficiência ponta a ponta.
O problema reside muitas vezes na interdependência do Enterprise Resource Planning (ERP), ferramenta vital para a gestão integrada. Embora o ERP seja considerado o “cérebro” das operações empresariais, sua funcionalidade plena no ambiente tributário brasileiro exige integrações e validações complementares. Segundo Izaias Miguel, presidente-executivo (CEO) da V360, a mera entrada automática de documentos no sistema não configura a verdadeira automação. “Muitas empresas acreditam estar automatizadas, mas ainda dependem de pessoas para validar dados e concluir processos”, explica Miguel, “O documento entra automaticamente, mas ainda precisa de ajustes e conferências antes de seguir no sistema.” Isso destaca que a fase pós-captura é onde a intervenção humana permanece predominante, resultando em gargalos operacionais e potenciais atrasos fiscais.
Riscos Operacionais e Validação de Notas Fiscais
O estudo da V360 revela falhas preocupantes na etapa de validação das notas fiscais, expondo as companhias a riscos substanciais. Apenas 48% das empresas efetuam uma conferência completa, que envolve a comparação minuciosa de itens, valores e quantidades com os respectivos pedidos de compra. Em contraste, 44% das organizações realizam apenas checagens parciais, enquanto 8% persistem em um modo de operação completamente manual, demonstrando uma dependência extrema de processos não automatizados e propensos a erros.
Esse panorama é terreno fértil para uma série de complicações, incluindo pagamentos indevidos, a ocorrência de erros fiscais e a perda do controle interno, problemas que são exacerbados em empresas com uma vasta rede de fornecedores. Izaias Miguel enfatiza que o período entre a emissão de uma nota e seu registro efetivo no sistema funciona como um indicador direto da eficiência corporativa. “Quando leva semanas, há acúmulo de exceções e retrabalho”, alerta o CEO, reiterando que esses atrasos e as deficiências na validação se traduzem em custos adicionais e ineficiências operacionais significativas para as organizações.
Imagem: agenciabrasil.ebc.com.br
Pressão e Adaptação com o Novo Modelo Tributário
A aproximação do novo modelo tributário está prestes a intensificar os desafios existentes nas operações fiscais das empresas. A necessidade de operar com sistemas que acomodem tanto as regras antigas quanto as novas simultaneamente representa uma complexidade sem precedentes. Além disso, as empresas precisarão lidar com novos tributos, como o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), componentes cruciais que formarão o já mencionado IVA Dual. Essa dualidade na gestão tributária exigirá flexibilidade e robustez dos sistemas internos.
Na visão de Izaias Miguel, CEO da V360, o principal desafio não se restringe à compreensão das intricadas normas da reforma, mas sim à sua efetiva execução dentro de estruturas que, muitas vezes, são complexas e carecem de integração eficiente. O estudo da V360 corrobora essa preocupação ao evidenciar as fragilidades nos processos de validação fiscal. Menos da metade das empresas realizam uma checagem completa de notas fiscais contra pedidos de compra, enquanto o restante se limita a validações parciais ou manuais. “Esse cenário aumenta o risco de erro”, pontua Miguel, sublinhando a urgência em reavaliar e aprimorar a capacidade de adaptação tecnológica e operacional.
Fase de Testes e a Importância Estratégica da Automação
Em 2026, a reforma tributária entrará em uma fase crucial de testes, caracterizada pela cobrança de alíquotas simbólicas de 0,9% para a CBS e 0,1% para o IBS. Esses valores, que serão deduzidos dos tributos atuais, marcam o início da transição. A partir de 2027, espera-se a extinção gradual de cinco tributos sobre o consumo, acompanhada de um aumento nas alíquotas de CBS e IBS, consolidando o novo regime fiscal. Para entender melhor as alterações no sistema tributário brasileiro e seu impacto, informações adicionais podem ser encontradas em fontes como a Agência Brasil.
Apesar das alíquotas serem simbólicas nesta fase inicial, as obrigações acessórias já se tornam imediatas e exigirão atenção das empresas. Isso inclui a necessidade de destacar a CBS e o IBS nas notas fiscais, preencher novos campos obrigatórios e informar de maneira precisa a classificação fiscal de produtos e serviços. Em reconhecimento a essa complexidade, a Receita Federal, em dezembro, suspendeu a aplicação de multas pela ausência de discriminação dos dois novos tributos nas notas fiscais, prazo que se estenderá até o quarto mês subsequente à regulamentação final da CBS e do IBS. Para Izaias Miguel, essa conjuntura eleva a automação de uma ferramenta meramente operacional para um pilar estratégico essencial. “Empresas mais eficientes tendem a ganhar agilidade para lidar com as mudanças, enquanto aquelas com processos fragmentados podem enfrentar mais custos, erros e dificuldades de adaptação”, afirma o CEO, evidenciando que a automação se tornou um diferencial competitivo na era da nova reforma tributária.
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Em suma, a transição para o IVA dual representa um divisor de águas na gestão fiscal empresarial brasileira. A adequação a este novo cenário, que envolve a automatização de processos, a superação da “falsa automação” e a mitigação de riscos operacionais, é crucial para a sustentabilidade e competitividade das empresas. Para mais análises sobre o cenário econômico nacional e as tendências do mercado, convidamos você a explorar outras notícias em nossa editoria de Economia.
José Cruz/Agência Brasil/Arquivo
